巡回指導、監査で準備する書類(一般貨物自動車運送事業)

公開日:2019年6月19日 / 更新日:2019年8月25日

巡回指導や監査の準備書類を説明します。2~3年に一度やってくる適正化事業実施機関による巡回指導、運輸支局による監査。通知書が来てから慌てるのでなく、このページに記載のものを日ごろからしっかり作成・保存しておきましょう。

運送業専門行政書士鈴木隆広■この記事を書いた人:運送業専門行政書士「行政書士鈴木隆広」 神奈川運輸支局前、一般貨物自動車運送事業一筋10年の行政書士。平成30年1月には業界初の本格的運送業手続き専門書籍「貨物自動車運送事業 書式全書」が日本法令から出版される。【住所:神奈川県横浜市都筑区池辺町3620】

巡回指導必要書類

巡回指導の通知書に当日揃えておくべき書類の記載がされています。それが以下のものです。
当日はこれらを机の上に並べて、すぐに確認できるようにしておきましょう。

(1) 許認可申請書及認可書等

経営許可申請書
事業計画変更認可申請書
変更届

(2) 帳票類

運行・整備管理規程
運行管理者・整備管理者選任届(控)
運行管理者・整備管理者研修手帳
運行管理者資格者証
基礎講習受講証明書(補助者に限る)
運転者台帳
点呼記録簿
乗務記録(運転日報)
運行記録計による記録(タコチャート、デジタルタコグラフ)
運行指示書(2泊3日運行以上)
運行計画及び乗務割当表
乗務実績一覧表(拘束時間管理表)
乗務員(運転者)への指導教育計画表・同記録簿
適性診断受診結果表・同計画表
運転記録証明書又は無事故無違反証明書
事故記録簿
自動車事故報告書(控)
車両台帳(車検証コピー可)
出勤簿
役員変更届
事業報告・事業実績報告書(控)
日常点検表・日常点検基準
定期点検整備記録簿・定期点検基準
定期点検整備実施計画表
賃金(給与)台帳
就業規則
労基法36条協定(サブロク協定)
労働保険概算確定保険料申告書
雇用保険加入台帳
健保・厚生年金加入台帳

(3) 経理関係

総勘定元帳
経費明細簿
現金出納帳
固定資産台帳
リース契約書※場合によって、施設の写真を求められる場合もあります。

適正化巡回指導カルテ

適正化実施機関(トラック協会)は各運送事業者の巡回指導に行った際に、これらの項目についてチェックし、○×を記録します。次回の巡回指導のとき、×だったところがちゃんと改善されているかなどを見るわけです。
従って、これらのことをしっかり守れていれば、コンプライアンスは問題ない!ということになります。

(1)事業計画等

主たる事務所及び営業所の名称、位置に変更はないか
営業所に配置する事業用自動車の種別及び数に変更はないか
自動車車庫の位置及び収容能力に変更はないか
乗務員の休憩・睡眠施設の位置、収容能力は適正か
乗務員の重慶・睡眠施設の保守、管理は適正か
届出事項に変更はないか(役員)※本社巡回に限る
自家用貨物自動車の違法な営業類似行為(白トラの利用等)はないか
名義貸し、事業の貸渡し等はないか

(2)帳票類の整備、報告等

事故記録が適正に記録され、保存されているか
自動車事故報告書を提出しているか
運転者台帳が適正に記入等され、保存されているか
車両台帳が整備され、適正に記入等がされているか
事業報告書及び事業実績報告書を提出しているか(本社巡回に限る)

(3)運行管理等

運行管理規程が定められているか
運行管理者が選任され、届出されているか
運行管理者に所定の講習を受けているか
事業計画に従い、必要な運転者を確保しているか
過労防止を配慮した勤務時間、乗務時間を定め、これを基に乗務割が作成され、休憩時間、睡眠のための時間が適正に管理されているか
過積載による運送を行っていないか
点呼の実施及びその記録、保存は適正か
乗務等の記録(運転日報)の作成・保存は適正か
運行記録計による記録及びその保存・活用は適正か
乗務員に対する輸送の安全確保に必要な指導監督を行っているか
特定の運転者に対して特別な指導を行っているか(初任、事故惹起、高齢)
特定の運転者に対して適性診断を受けさせているか(初任、特定1・2、高齢)

(4)車両管理等

整備管理規程が定められているか
整備管理者が選任され、届出されているか
整備管理者に所定の研修を受けさせているか
日常点検基準を作成し、これに基づき点検を適正に行っているか
定期点検基準を作成し、これに基づき適正に点検・整備を行い、点検整備記録簿等が保存されているか

(5)労基法等

就業規則が制定され、届出されているか
36協定が締結され、届出されているか
労働時間、休日労働について違法性はないか(運転時間を除く)
所要の健康診断を実施し、その記録・保存が適正にされているか

(6)法定福利費

労災保険・雇用保険に加入しているか
健康保険・厚生年金保険に加入しているか

(7)運輸安全マネジメント

運輸安全マネジメントの実施は適正か

一般監査の際に必要な書類

運輸支局の監査でも、今まで説明してきた巡回指導の書類とほとんど同じものについて確認されます。
ただ違う点は、厳しさがまったく異なるということです。
巡回指導では目をつぶってくれた点も、監査だと日報の隅々までチェックされるので、何百枚もある日報の中から、たった1日の長時間拘束勤務も発見されるほどです。
監査を侮らないようにしましょう。

1.監査時に提示する帳票類

(1)業務関係

本年度及び最近事業年度1か年分の経理関係帳簿
(総勘定元帳、経費明細簿、金銭出納簿、固定資産台帳、銀行台帳、振替伝票、入出金伝票、最近の事業決算書、確定申告書、青色申告決算書)
免許、許可等を受けた時からの許認可申請書及び許認可書
監査日前3か月分の運送受託簿、配車指示書、車両別日計表
本年度分及び昨年度事業年度1か年分の出勤簿及び賃金支払台帳
車両台帳、車両保険台帳、賃金規程、就業規則、36協定、雇用契約書、運転者台帳(労働者名簿)
最近の事業年度の事業報告書及び事業実績報告書の提出控え
運行管理者及び整備管理者選任届の控え
監査日前3か月分の乗務記録(運転日報)、点呼記録及び運行記録計による記録(タコチャート紙)
営業所・車庫の使用権原がわかるもの(謄本、賃貸借契約書)

(2)運行管理関係

運行管理規程
運行管理者指導講習手帳(補助者を含む)
監査日前3か月分の運行管理者及び補助者の勤務割及び出勤簿(タイムカード等)
乗務員採用基準
乗務員の服務規程、乗務基準、交替運転者配置基準
監査日前3か月分の運転者の勤務割及び乗務計画
異常気象時の処理要領
事故処理要領及び調査基準
監査日前1か年分の磁気記録及び事故統計、重大事故報告書の写し
事故防止委員会等の規約及び議事録
事故警報綴り
適性診断等の受診計画及び実績
健康診断の計画及び実績

(3)車両管理関係

整備管理規程
整備管理者研修受講手帳(補助者を含む)
監査日前3か月分の整備管理者及び代務者の勤務割及び出勤簿(タイムカード等)
日常点検検査実施要領及び監査日前1か月分の日常点検結果表
監査日前1か年の定期点検整備実施計画及び実績表
監査日前1か年分の点検整備記録簿
監査日前1か年分の車両故障の記録、臨時整備の記録
車両の使用管理関係帳票類及び統計等(燃料、オイル、タイヤ等の使用実績)

2.監査当日に立ち会いする者

代表者又は代表者に準ずる者
統括運行管理者(複数選任されている場合)又は運行管理者

3.その他

代表者の印鑑(代表者自筆の場合省略可)
立会者の印鑑(立会者自筆の場合省略可)

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